مجامع عمومی محل بحث و سپس تصمیمگیری دربارۀ نگهداری و ادارۀ مجتمع است. ارزش وقت جلسۀ مجمع بیش از جمع زمانهای حضور شرکتکنندگان است و آن را به یک منبع قیمتی بدل میکند که باید به نحو احسن مورد استفاده قرار بگیرد. اغلب، هنگامی که در دستور جلسۀ مجمع بندهایی گنجانده میشود از قبیل «بررسی و تصمیم دربارۀ پیشنهادهای هیئتمدیره» یا «رسیدگی و تصویب بودجۀ جاری»، منظور برگزارکنندگان این است که حاضران باید در خلال مجمع به گزارشی شفاهی حاوی فهرستی از پیشنهادهای هیئتمدیره گوش بدهند و یا خزانهدار فهرستی از مبالغ را تحت عنوان «هزینههای سال قبل» و مبالغی را تحت عنوان «پیشبینی سالجاری» و اعدادی را هم به عنوان «درصد تغییرات» قرائت کند و شرکتکنندگان به گوش جان نیوش کنند و همۀ آنها را به خاطر بسپارند (یا تندنویسی کنند!) و درجا سبکسنگین کنند و بعد مجمع وارد شور بشود و، مثلاً، دو نفر موافق و مخالف، صحبتهایی بکنند و رأیگیری شود...
اینها در حالی است که این اسناد و گزارشها را بهآسانی میشود، همزمان با نخستین دعوت به مجمع، از کانالهای متداول اطلاعرسانی در اختیار مالکان قرار داد تا سر فرصت و در آرامش مطالعه و بررسی کنند، با هم دربارهاش رایزنی نمایند و احیاناً از منابع تخصصی بیرونی کمک و مشورت بگیرند... اگر مفاد این اسناد و گزارشها تا روز برگزاری مجمع دستخوش تغییرات معنیداری شد میتوان تغییراتی که حادث شده است را به شکل متممی در آغاز مجمع توزیع کرد. و وقت گرانبهای مجمع را به کاری اختصاص داد که هر کس به تنهایی در خانهاش نمیتواند بکند: تبادل و تقابل نظرات برای تصمیم آگاهانهتر!
این موضوع بهویژه در مورد بودجۀ جاری (که چارچوب عملکرد مدیریت را در امر اداره و نگهداری تعیین میکند) و در شرایط تورم فزاینده، از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است: بودجه ابزار کنترل و اعمال محدودیت بر هزینههاست و نباید سرسری گرفته شود.
اما به طور کلی نیز کیفیت تصمیمات مجامع مستقیماً وابسته است به کیفیت اطلاعات و دادههای مبنای مصوبات آن.