قانون تملک آپارتمانها و آییننامۀ اجرایی آن شامل اصول کلیای است که اهم مبانی حقوقی حاکم بر مناسبات میان مالکان و مدیران مجتمعهای مسکونی (از 3 واحد تا چندین هزار واحد) و دستگاههای اجرایی را پوشش میدهد و از همین رو در زمینۀ حقوق و وظایف متقابل ذینفعان یک مجتمع خاص و مشخص، پاسخ ضرورتاً روشن و کاملی به همۀ نیازها نمیدهد و اغلب، جزئیات را به «توافق مالکان» وامیگذارد. این توافقها معمولاً در قالب متنی به نام «اساسنامه» متجلی میشود و مادیت مییابد. متن اساسنامۀ هر مجتمع بازتاب و برآیند منویات مالکان آن مجتمع باید باشد و معمولاً بسیار متأثر از سبک و نگارش تدوینکنندگان آن است. اما قطعنظر از تفاوت سلیقهها، نکاتی هست که تصریحشان در متن اساسنامه تأثیر مستقیم بر کیفیت و اثربخشی آن به عنوان ابزار تنظیم مناسبات میان ذینفعان دارد. قصد این نوشته آن است که پس از تأمل بر ضرورتِ داشتن یک اساسنامه، پارهای از این ویژگیها را بررسی کند و پیشنهادهایی در خصوص شکل و محتوای آن ارائه نماید.
مقدمتاً، در پاسخ پیشدستانه به خردهگیریهای احتمالی خوانندگانی که اصرار نگارنده را در تمرکز بر ظرائف تدوین اساسنامه ناضرور یا اتلاف وقت میانگارند، باید به عرض برسانم که در عمل، هزینۀ «سادهگرایی» و «عملگرایی» چنین منتقدانی، از صرفهاش بیشتر است: اگر میخواهیم متنی سردستی را امضا کنیم صرفاً بر آنکه بگوییم «اساسنامه هم داریم!» و در تمامی مجامع و جلسات مالکان مجتمع آن را در گوشهای بگذاریم که سقف را نگاه کند، در حالی که در زندگی هرروزۀ مجتمع مالکان مدام مشغول کلنجاررفتن با هم بر سر مفاهیم و تعاریف و حق و ناحق هستند و این که بالاخره چه کسی میتواند با صدای بلندتر حرفاش را به کرسی بنشاند... همان بهتر که اصولاً کلمهای روی کاغذ آورده نشود و همهچیز به مناقشات کلامی و توافقات شفاهی موکول شود.
اما اگر بناست متن اساسنامه چارچوب و روالهایی را مدون و مسیرهایی را خطکشی کند که همواره جاری و ساری باشد و همگان خود را مقید به رعایت آن مسیرها بدانند، لازم است در فایده و تبعات هر ماده و بند متن دقیق شویم و هیچچیز را به صرف عرف و تشریفات مصوب نکنیم؛ و این یعنی موضوعات را الاهمفیالاهم کرده تنها آنهایی را که ضرورتشان در نگهداری و ادارۀ بهینۀ مجتمع بر همگان آشکار و التزام بدان مقبول همگان است در اساسنامه درج کنیم (و البته واضح و مبرهن است که مراد از «همگان» همان «اکثریت مالکان» است وگرنه همگان که، به قول بزرگمهر، «از مادر نزادهاند»!).
محرک طرح این ملاحظات، مشاهدات نگارنده از کاستیها و عدمانسجامهای موجود در مناسبات مالک و ساکن و مدیر در مجتمعهای مسکونی بوده است. لذا پارهای راهکارها و پیشنهادهای منتج از آن ممکن است در مقایسه با عرف متداول، «خیالی» یا «ذهنی» به نظر بیاید... اما توجه داشته باشیم که بسیاری از نهادها و ساختارهایی که امروزه موجود شدهاند زمانی تنها خیالی بودهاند که صرفاً در ذهن کسانی طرح شده و در تجربیات متوالی صیقل خورده و شکل امروز خود را یافتهاند. بسیاری ایدهها هم مدتها در عالم حرف و ذهن رشد و نمو کردهاند تا شرایط تحقق و وجود عینی و عملیشان فراهم آمده است... البته بسیاری طرحها هم هرگز عملی نشدهاند (نه بدان علت که زاییدۀ خیال بودهاند!) چون طراحشان همۀ موانع واقعی تحقق آنها را در نظر نگرفته بوده است. حقیر هم تعصبی در خصوص حقانیت پیشنهادهایش ندارد و از قضا بسیار شائق است که بازخوردهای مخاطبان را دربارۀ «موانع واقعی» اجرای این یا آن سازوکار، دریافت و پیشنهادها را بازنگری کند؛ اما استدعایم از خواننده این است که در ارزیابی هر پیشنهاد ابتدا فرض را بر تحققپذیری آن بگذارد و ببیند چقدر به انسجام و عقلانیت بیشتر مناسبات ذینفعان کمک میکند، سپس به جزئیات و اماواگرهای عملی و اجرایی آن بپردازد.
نکتۀ شایان ذکر دیگر این که ممکن است به نظر برسد برخی از ملاحظات نوشتۀ حاضر فقط برای مجتمعهای بزرگ مصداق دارند. اما فراموش نکنیم که کلیۀ مندرجات قانونی و ساختارهایی که در اساسنامهها تعریف میشوند، همگی برای تضمین بالانصاف حق و حقوق ذینفعان است و ربطی به کثرت یا قلت ایشان ندارد: طرفین یک قرارداد فروش خودرو دو نفر بیشتر نیستند؛ اما در همان متن هم بندها و شرایط عدیدهایی هست که الزامات و تعهدات طرفین را تعیین میکند. اساسنامه هم یک قرارداد است. لذا حتی در یک مجتمع 10طبقه و برای کاری چون تعویض کابل یا تابلوی آسانسورها نیز، به نفع و صلاح عموم مالکان و مدیران است که مراحل استعلام از تأمینکنندگان و مقایسۀ قیمت و کیفیت بهطور کامل انجام شودو به اطلاع عموم برسد و فرصتی چندروزه برای بازخورد مالکان ملحوظ شود... اعم از اینکه در هر طبقه یک واحد بنا شده باشد یا 20 واحد.
چرایی اساسنامه
از نظر قانون، اساساً هیچ مجتمع مسکونیای ملزم به داشتن اساسنامه نیست. قانون تملک آپارتمانها تنها یک جا از لفظ «اساسنامه» استفاده میکند آن هم برای آن است که بگوید «ثبت اساسنامۀ موضوع این قانون الزامی نیست»! (مادۀ 15 ، الحاقی 1376). در همۀ جاهای دیگر تنها صحبت از «قرارداد» یا «توافق» بین مالکان است. فقدان چنین ارجاعی نمودی است از واقعیت وجودی «مجتمع مسکونی»: بر خلاف مؤسسات و اشخاص حقوقی که موجودیتشان منوط به تنظیم و ثبت اساسنامه است، مجتمع مسکونی صرفاً به اعتبار بنای فیزیکی، تفکیک ثبتی آن و مآلاً سندهای مالکیت که قسمتهای اختصاصی و قدرالسهم قسمتهای مشاع را تعیین میکنند موجودیت مییابد و وجودش مشروط به سند و ثبت مدرک دیگری نیست.
در نتیجه «اساسنامۀ مجتمع مسکونی...»، ناشی از میل و ارادۀ مالکان آن مجتمع مسکونی است که زمانی تصمیم گرفتهاند سندی تدوین کنند تا از تفسیر و تأویلهای گوناگون در مناسبات شخصی فیمابین پرهیز شود. لذا اساسیبودن اساسنامه نسبت به آن مناسبات است و نه خود مجتمع... اساس مجتمع، به معنای اخص کلمه، سند مادر و فونداسیون بنای آن است، با یا بدون اساسنامه! مالکان، برای ادارۀ روان و بهینۀ مجتمع خود، اصولی را تدوین میکنند و در یک مجمع عمومی به تصویب میرسانند. این متن، مثل هر قرارداد دیگر، پس از تأیید طرفین قرارداد (تصویب اساسنامه) در حیطۀ مناسبات میان ذینفعان مجتمع مسکونی، اعتبار حقوقی و قابلیت استناد پیدا میکند. در مقایسه با قانون و آییننامۀ اجرایی، اساسنامه مانند معبر فرعیای است که اجازه میدهد «حقوق و وظایف» از مبادی بزرگراههای کلان قانونی تا واحد هر یک از مالکان مجتمع جاری شود: اساسنامه ادامۀ منطقی و منشعب از قانون است؛ مواردی را که قانون مسکوت گذاشته یا به تصمیم و انتخاب مالکان وانهاده است تصریح میکند؛ ولی طبعاً نمیتواند موارد مصرح در قانون تملک و دیگر قوانین بالا دست آن را نقض کند.
خلاصه این که اساسنامه ابزاری است برای تنظیم مناسبات میان مالکان در جهت حفظ و ادارۀ ملک مشاع و پرهیز از تفسیرهای شخصی دربارۀ حقوق و وظایف متقابل مالک و ساکن و مدیر. ذکر یک مثال و نمونۀ مصداقی برای روشنترشدن این تمایزها بیضرر است: در قانون تملک از عبارت «سهم مالک یا استفادهکننده از هزینههای مشترک» استفاده شده است (که مراد همان «شارژ» است). مادۀ 4 قانون، مبنای تسهیم هزینهها را «نسبت مساحت قسمت اختصاصی [هر مالک یا استفادهکننده] به مجموع مساحت قسمتهای اختصاصی» ذکر کرده، اضافه میکند «به جز هزینههایی که به دلیل عدم ارتباط با مساحت زیربنا به نحو مساوی تقسیم خواهند شد» (که مصداقاش میتواند تقسیم مساوی هزینههای پرسنلی یا نگهداری تأسیسات باشد در مقابل تقسیم هزینۀ آب و گاز مصرفی به نسبت مساحت اختصاصی). اما در ادامه مورد استثناء دیگری را هم آورده است «و یا این که مالکان ترتیب دیگری را برای تقسیم حقوق و تعهدات و مخارج پیشبینی کرده باشند». پس توصیۀ قانونگذار این است که روش محاسبۀ شارژ، ترکیبی باشد از تسهیم مساوی و نسبت مساحت اختصاصی هر واحد، اما اگر در مجتمعی اکثریت مالکان توافق کنند که (مثلاً) «طبقات 1 و 2 (به دلیلی مانند عدم استفاده از آسانسور یا برخورداری کمتر از نور یا ضعف سیگنال موبایل!) 10% کمتر از دیگر طبقات شارژ بپردازند»، این توافق، اگر چه غیرمعمول است، اما بر توصیۀ قانون ارجحیت دارد. در مقابل، اصلی مانند این که «تصمیمات مجمع عمومی برای کلیۀ شرکاء الزامآور است» (مادۀ 13 آییننامه) از اصول مناسبات مالکان است و هیچ توافقی میان مالکان نمیتواند در آن تغییر یا تعدیلی ایجاد کند.
با عنایت به آنچه ذکر شد و به خاطر نقشی که اساسنامه در زندگی مجتمع ایفا میکند، بسیار مهم است که مالکان، خود و مدیران را به اشراف و عنایت به مفاد آن متعهد و ملزم کنند و نگذارند که گذر ایام آن را به متنی خالی از روح و تشریفاتی تقلیل دهد. لازمۀ این مهم آن است که اساسنامه، همچون ابزاری ساخته و پرداخته دست ذینفعاناش شمرده شود، و مالک و ساکن و مدیر نسبت به علت و اساس مواد آن توجیه باشند و آن را از خود و خود را متعلق به آن بدانند. در صنایع گوناگون فرایندی وجود دارد به نام «کالیبراسیون ابزار» که طی آن در مقاطع معینی دقت و کارآیی ابزار را اندازه میگیرند تا اطمینان حاصل کنند که کیفیت محصولشان در اثر تبعات فرسودگی ابزار آفت نمیبیند؛ اساسنامهها نیز باید مشمول همین توجه باشند و مانند خود بنا نیاز به «حفظ و نگهداری» دارند و باید به نسبت تغییر شرایط فیزیکی بنا، اوضاع اقتصادی جامعه، مقتضیات اجتماعی و مانند آن در آنها بازنگری و متنشان را بهروزرسانی کرد.
تدوین اساسنامه به مثابۀ یک فرایند
متداول این است که گام نخست در راه تدوین اساسنامه را چنین تجسم میکنند که «یک پیشنویسی (احیاناً با الهام از اساسنامههای مجتمعهای دیگر) تهیه شود و مالکان دربارهاش نظر بدهند و نقائص آن را رفع و رجوع کنند...». البته بسیار سودمند است که مالکان زمانی را صرف مطالعه و مقایسۀ نمونههای موجود بکنند تا احیاناً با مسائلی که مجتمعهای دیگر با آن برخورد کردهاند و راهکارهایی که برایشان اندیشیدهاند آشنا شوند. اما اساسنامه بهخودیخود هدف و غایت نیست و ابزار رسیدن به چیز دیگری است؛ لذا گام نخست این است که مالکان مجتمع این هدف و انتظارات خود از اساسنامه را بیان کنند و بهدنبال «خوراندن» اساسنامۀ مؤسسه یا مجتمعی دیگر به مجتمع خود نباشند1.
نخستین اقدام در راه تدوین اساسنامه، مقدم بر جملهبندی و فصلبندی و «باید»ها و «نباید»ها، همانا طرح و تفکر و تبادل نظر دربارۀ اصول حاکم بر روح اساسنامه و چرایی نیاز به چنین متنی است. یک شکل عملی این فرایند این است که کارگروهی داوطلب راهبری و هماهنگی کار بشود و در تمام طول فرایند، کانال زنده و فعالی برای اطلاعرسانی از پیشرفت کار و دریافت و انعکاس عمومی نظرات باز باشد تا پویایی فرایند حفظ شود و طرح اساسنامه که محصول نهایی آن است موجودی نباشد که ناگهان از هیچ به مالکان عرضه شده باشد: عموم باید در جریان تکوین آن قرار داشته و حق مشارکت داشته باشند... ولو این که این مشارکت محدود باشد.
اساسنامۀ یک مجتمع مسکونی مثل نقشۀ اجرایی یک بناست و کیفیتاش در گرو تعریف دقیق، کامل، جامع و مانعی از منویات و خواستههای مالکان در مورد شیوۀ استفاده و ادارۀ مجتمع است. کارگروهی که تدوین اساسنامه را بر عهده میگیرد مانند معماری است که اگر بخواهد کارش را درست انجام بدهد، باید دربارۀ ضرورتها و اولویتها و نکات حائز اهمیت بنای دلخواه کارفرما پرسش کند تا با توجه به آن چارچوب و اسکلت کارکردی بنا را طراحی کند و اسکلت فیزیکی و دیگر جزئیات را به تدریج و لایهبهلایه نتیجه بگیرد، مغایرتهایشان را برطرف کند و به آن بیفزاید... اما اگر حوصلۀ کار اساسی نداشته باشد سعی میکند از بین نقشههای حاضر و آمادهاش یکی را به نیاز و خواستههای او تحمیل کند.
صاحب اساسنامه
بعضی مفاد اساسنامه بدیهیترند اما با این حال باید تصریح و تدقیق شوند. بدیهیترین ویژگی اساسنامه این است که قراردادی است میان مالکان برای تعیین چگونگی تصمیمگیری، تأمین مالی و اجرای اقدامات لازم برای نگهداری، تعمیر و بهینهسازی تأسیسات و قسمتهای مشترک و اختصاصی. لحن و شیوۀ نگارش متن باید همواره به خواننده یادآوری کند که صاحب مفاد اساسنامه، اکثریت مالکاناند و قرارها و قیدها و الزامات مندرج در آن به اختیار و انتخاب مالکان اکثریت مساحتهای اختصاصی، در راستای اداره و نگهداری بهتر ملک مشاع، تدوین و مصوب شده است و بنا به صلاحدید ایشان، همواره در جهت بهینهسازی مدیریت، به خواست و ارادۀ همان مالکان قابلتغییر است.
بسیاری از اساسنامهها بخشهای کاملی از متن قانون تملک و آییننامۀ اجرایی را در خود رونویسی کردهاند، حال آن که محض یادآوری هم اگر باشد ذکر یک جمله در آغاز اساسنامه کافی است تا به خوانندگان و امضاکنندگان قرارداد خاطرنشان سازد که مراتب مندرج در متن تحت کدام قوانین و متون بالادستی قرار دارند. رونوشت گزیدههایی از متن قانون، لحن قرارداد را میشکند و آن را به احکام قانونی شبیه میکند که اتکایشان به صلاحدید قانونگذار است. در حالی که اعتبار مفاد اساسنامه چنانکه ذکر شد، به ارادۀ اکثریت مالکان است.
تعریف دقیق واژگان
یکی از نکاتی که حتماً باید در تدوین اساسنامه ملحوظ گردد استفادۀ دقیق و تعریف روشن و صریح واژگان کلیدی است. احتمال این که ابهام در تعاریف منجر به عدمانسجام متن بشود در متنهای طولانی بسیار زیاد است. از جمله تبعات مضر آن این که جای تفسیر و تعبیرهای متفاوت را از متنی که قاعدتاً میباید صریح و قاطع باشد باز میگذارد. دو چیز در مورد واژگان کلیدی بسیار حائز اهمیت است: 1) تعریف صریح و بدون ابهام 2) حفظ یکدستی در استفاده از این واژگان.
برای نمونه در متن قانون تملک آپارتمانها همهجا لفظ «مالک» و بعضاً عبارت «مالک یا استفادهکننده» به کار رفته است که به روشنی «مالک» را از «ساکن» متمایز کرده است. اما در آییننامۀ اجرایی در بخش اول بهجای لفظ «مالک» واژۀ «شریک» به کار رفته است و در بخش دوم «مالک». حتی «شریک» هم گاهی به معنای «استفادهکننده» آمده است (بند ج تبصرۀ مادۀ 4: «بام و کلیۀ تأسیساتی که برای استفادۀ عموم شرکاء یا حفظ بنا در آن احداث گردیده است»). بعد در همان بخش دوم در مادۀ 9 دوباره از «شریک» بهجای «مالک» استفاده شده است. بعدتر در مادۀ 23 به «مالکین یا استفادهکنندگان» ارجاع داده شده است...
مالکان کارفرما و مدیران کارگزارند
یکی از حساسترین بخشهای اساسنامهها موادی است که مناسبات مدیران مجتمع را با مالکان تعریف میکند. با عنایت به روح قانون تملک و آییننامۀ اجرایی آن2 در مییابیم که قانونگذار برای مدیران مجتمع اختیارات بسیار معین و مشخصی در ارتباط با نگهداری و ادارۀ مجموعه منظور کرده است و جز آنچه در مجمع عمومی مالکان به تصویب رسیده باشد اختیار دیگری ندارند. این جایگاه باید به روشنی در یکایک موادی که به مناسبات مدیران مجتمع با مالکان ارجاع میدهد آشکار باشد. در حقیقت «هنر مدیران مجتمع» در نظارت بر اجرای دقیق و باصرفۀ مصوبات مالکان است (اعم از مندرجات اساسنامه یا مصوبات مجامع عمومی) و تصمیم دربارۀ موضوع و میزان هزینههای غیرتکلیفی، اعم از جاری و عمرانی، باید منحصراً در اختیار مجمع یا تصمیم اکثریت مالکان باشد3.
یکی از مسائلی که در اکثر اساسنامهها مغفول واقع میشود، مفاد دو بند «ب» و «ت» مادۀ 11 آییننامۀ اجرایی است:
این دو بند معمولاً در دستورجلسۀ مجامع عمومی مالکان گنجانده میشوند اما «رسیدگی اعمال مدیران» و «تصویب گزارش درآمد و هزینه» را عمدتاً بخشی از مناسک و آیینهای مجمع میدانند که در هر حال باید به جا آورده شود! شاید بدان خاطر که در قانون تصریح نشده است که اگر مجمع مالکان اعمال مدیران را تأیید نکردند، چه میشود؟ یا اگر گزارش درآمد و هزینه (نه از نظر صوری و شکل و استانداردهای حسابداری و ملاحظات مانند آن، بلکه) از نظر محتوا و چرا و چند مبالغ هزینهشده مورد تأیید مجمع نبود، چه میشود؟... تدوینکنندگان اساسنامهها هم انگار ضرورتی نمیبینند به این پرسشها پاسخی بدهند4.
یکی از تفاوتهای اساسنامۀ مجتمع با اساسنامۀ شرکتهای سهامی که از دید تدوینگران اساسنامههای مجتمعها پنهان میماند این است که هیئت مدیرۀ شرکتهای سهامی در ازای «اختیارات کامل»ای که (طبق مادۀ 118 قانون تجارت) برای تصمیمات خود دارند، ملزم به قیود مادۀ 114 همان قانون نیز هستند:
اما ابن نباید به این معنی باشد که مدیران مجتمع چون دارای چنان اختیاراتی نیستند، باید از هرگونه مسؤولیتی درقبال خساراتی که به هر دلیل بر مالکان وارد آوردهاند مبرا باشند. درست است که قانونگذار (در مادۀ 8 قانون تملک) مالکان را به انتخاب «مدیر یا مدیرانی از بین خود یا از خارج» مکلف کرده است، ولی شرایط قرار و مدار مالکان (کارفرما) با مدیر(ان) (کارگزار) را مسکوت گذاشته است. اما همانطور که مدیران میتوانند قبول مسؤولیت خود را مشروط به دریافت حقالزحمه بکنند، مالکان نیز محقاند در قبال سپردن اختیار نگهداری و ادارۀ بنای مایملک خود، از مدیر تضامینی مطالبه کنند... اساسنامه نباید از کنار این موضوع با تعارف و رودربایستی بگذرد و از یک سو بر «افتخاریبودن» خدمات کارگزار پای بفشارد و از سوی دیگر مایملک مالکان را بی هیچ تضمین و مابهازای خسارتی در اختیار یک هیئتمدیره بگذارد.
تعهد مالکان و مدیران به اولویت تخصص
مالکان مجتمع به اعتبار مالکیت واحدی که در اختیار دارند، دارای حق شرکت و رأی در مجامعاند. اما ضرورتاً صلاحیت لازم برای حلوفصل و انتخاب راهکارهای مالی و فنی مجتمع را ندارد. مجتمعها عموماً گرایش به این دارند که ادارۀ مجتمع به یک «هیئت مدیره» منتخب از بین مالکان و/یا ساکنان بسپارند. تنها چیزی که با قطعیتی نسبی دربارۀ چنین هیئتمدیرهای میتوان گفت این است که نامزدهای عضویت در آن، انگیزهمندی بالایی برای مشارکت در ادارۀ امور دارند و هیچ معلوم نیست که دانش فنی و تجربۀ عملی لازم برای نگهداری و ادارۀ بنا را نیز داشته باشند. لذا تلاش تدوینکنندگان اساسنامه باید بر این باشد که سازوکارهای را طراحی کنند که گزینههای فنی، بهویژه در حوزههای عمرانی و تأسیسات و تجهیزات، به وسیلۀ متخصصترین افراد ممکن و به قسمی ساخته و پرداخته شود که مجمع مالکان (یا هیئت مدیرۀ منتخب از میان مالکان و/یا ساکنان) بتواند از یک سو صرفاً بر ارزیابی صرفه و هزینه و مقایسۀ گزینهها تمرکز نماید و حتیالامکان از دخالت در تعیین جزئیات فنی بپرهیزد، و از سوی دیگر شرح کار پیمانکاران را چنان تعریف کند که نظارت و تحویل کار و ارزیابی حسن انجام کار حداقل نیاز به دانش فنی و تخصصی نزد هیئت مدیره را طلب کند.
بازرس و خزانهدار
این دو مفهوم از جمله قربانیان خلط اساسنامۀ شرکت و مجتمع مسکونی هستند! در قانون تملک اصولاً رکنی به نام «بازرس» وجود ندارد و این مفهومی است که از قانون تجارت در اساسنامهها نشت کرده است. به نظر میرسد با توجه به پیچیدگیهای (بهخصوص) مالی در مدیریت شرکتها و با توجه به این که موضوع فعالیت، انتفاع و تحصیل سود است، نهادی که به نمایندگی از طرف صاحبان سهام بر صحت و سلامت عملکرد هیئت مدیره نظارت داشته باشد و موارد احتمالی عدم رعایت حقوق صاحبان سهام و لغزش قانونی را به مجمع سهامداران گزارش کند ضرورت اکید داشته باشد.
در مجتمعهای مسکونی اما محدودۀ اختیارات هیئت مدیره بسیار بستهتر و جریان مالی هم بسیار سادهتر است. با اینحال اطلاع مالکان از کم و کیف فعالیتهای مدیریت حیاتی است و وجود «چشم سومی» که نه فقط از نظر مالی که کل فعالیت هیئتمدیره را پایش کند و مصادیق اهمال یا انحراف از صرفه و نفع مالکان را به مجمع گزارش کند برای اصلاح روشها و پیشگیری از وخامت اوضاع بسیار سودمند است. به عنوان مثال در مجتمعی که چند نفر پرسنل موظف و حقوقبگیر دارد، اطمینان مالکان از وضعیت پروندههای مالیات حقوق و بیمۀ درمان و بازنشستگی و بیکاری و ازکارافتادگی پرسنل مجتمع بسیار مهم است. کوتاهی مدیران در این موارد میتواند جرایم و خسارات مالی انباشۀ هنگفتی را برای مالکان دربر داشته باشد که در صورت اطلاع بهموقع قابل جبران و اجتناب است. بنابراین اساسنامه باید چکلیست صریح و روشنی از مواردی را که گزارش بازرس باید بر آنها متمرکز شود در بر داشته باشد تا دستور «استماع گزارش بازرس» در جلسات مجمع به یک امر تشریفاتی فروکاسته نشود و واقعاً مالکان انتظار شنیدن ارزیابی کمی و کیفیای از عملکرد هیئتمدیره را داشته باشند که به ایشان امکان بدهد به آن مفاصا بدهند یا ندهند و در نهایت اگر خسران قابلتوجهی را متوجه خود تشخیص میدهند، تا انجام اقدامات اصلاحی از سوی مدیران، تضامینی را که نزدشان است آزاد نکنند.
مفهوم «خزانهدار» وضعیت تا حدودی برعکس «بازرس» را دارد: با آن که قانون تملک جایگاه خزانهدار را به صراحت تعیین کرده است، اما باز در مواردی شاهد آنیم که در اساسنامهها خزانهدار را به سطح «مدیر مالی/حسابدار هیئتمدیره» تقلیل میدهند. این کژتابی نشان از ذهنیتی دارد که تدوینکنندگان اساسنامهها باید از آن حذر کنند و به یاد داشته باشند که خزانهدار، به اعتبار رأی مجمعی که او را انتخاب کرده است، از نمایندگیای همتراز با هیئتمدیره برخوردار است.
در حقیقت اگرچه در قانون تملک، خزانهدار کل فرایند تنظیم و تأیید و بازرسی صحت صورتهای مالی و گزارش به مجمع را یکتنه به انجام میرساند، اما یکی از اعضای هیئتمدیره و در مسؤولیتهای آن سهیم نیز هست... بنابراین تصریح جایگاه خزانهدار و بازرس یکی از اقداماتی است که به انسجام اساسنامۀ مجتمع کمک شایانی میکند.
تفکیک صریح امور «مالکانه» از «ساکنانه»
در قانون و آییننامۀ اجرایی تفکیک روشن و دقیقی بین امور «مالکانه» و «ساکنانه»، بهویژه هزینه و درآمدهای مربوط به هر گروه، صورت نگرفته است. منافع و حوزۀ اختیارات مالک و ساکن با هم تفاوت دارند و این تفاوتها در مورد واحدهای استیجاری خود را به وضوح بیشتری آشکار میکنند. اساسنامه نمیتواند ساکن را به عنوان ذینفع و بازیگری مستقل به رسمیت نشناسد و ویژگیهای او را به جا نیاورد.
به عنوان چارچوب کلی تراکنشهای مالی میتوان اصل را بر این گذاشت که مدیریت میباید در محاسبۀ سهم هر واحد از هزینههای مشترک، همواره هزینههای مالکانه و ساکنانه را جداگانه شناسایی و به بدهکار حسابهای مجزا منظور دارد و دریافتهای مالکانه و ساکنانه از واحدها را نیز از هم متمایز کند و به بستانکار حساب مربوطه منظور نماید. طرف حساب مدیریت برای هر واحد دو «شخص» متفاوتاند: مالک و ساکن، ولو این که از نظر فیزیکی هر دو یک نفر باشند.
لیکن تبعات پایبندی به اصل «تفکیک مالک و ساکن» فراتر از یک مسألۀ سادۀ حسابداری میرود و فرایندهای تصمیمگیری در ادارۀ امور مجتمع را نیز (که در قانون منحصراً در تعاملات میان مالکان دیده شده است)، تحتالشعاع قرار میدهد. برای مثال اگر مدیریت مجتمعی پیشنهاد کند که مجتمع برای امنیت واحدها با یک شرکت حراست قرارداد ببندد که در ازای ماهی A ریال، چند نگهبان اعزام دارد که در ساختمان کشیک بدهند، و آن A ریال، نظر به این که منطقاً ماهیت ساکنانه دارد، میان ساکنان تسهیم و در قالب شارژ ماهانۀ ساکنانه دریافت شود... آیا تصمیم دربارۀ این پیشنهاد باید منحصراً در اختیار مجمع مالکان باشد؟ اگر مأموریت نگهبانان فقط محدود به حراست از موتورخانه و تأسیسات مرکزی باشد چطور؟ هزینهاش باز هم ساکنانه است یا مالکانه؟...
آماری از نسبت ساکنان مالک به مستأجر و پراکندگی آن میان مجتمعهای گوناگون در اختیار ندارم، اما حدس میزنم با بالارفتن عمر بنا وزن مستأجران به ساکنان مالک بیشتر میشود و در آن صورت سازوکارهایی برای مشارکت ساکنان در تصمیمات مربوط به مجتمع ضرورت پیدا میکند و تعریف صریح و ضوابط تمییز دو حوزه در یک اساسنامه واجب میشود.
عرفی وجود دارد که هزینهها را به «جاری» و «عمرانی» تقسیم میکنند و سپس برای جاریها به سراغ ساکن میروند و برای عمرانیها به سراغ مالک. از جملۀ هزینههای جاری طبعاً همۀ هزینههای مصرفی مثل آب و برق و گاز مشاع است. شخصاً مجتمعی را سراغ دارم که 20، 30 یا 40% هر قبض برق سهفاز مشاع آن هزینۀ برق راکتیو است که معمولاً با هزینهای در حد چند میلیون تومان (سال 1403) و نصب خازن مخصوص به میزان زیادی کاهش مییابد. اما مدیر و موجران انگیزهای برای این کار ندارند و وقتی هم بهشان توضیح میدهید مؤدبانه از این اقدام سرباز میزنند و یک اتلاف و اسراف مداوم منابع را به شبکۀ تولید و توزیع نیرو و هزینهاش را به ساکن تحمیل میکنند بی آن که او هیچ ابزار اعمال حقی در تصمیمگیریهای اینچنینی داشته باشد. همچنین است مجتمعی که به دلیل نشتی ناشی از فرسودگی لولههای کنتور آب تا موتورخانه، قبضهای نجومی دریافت میکند و مالکانِ عمدتاً موجر از هزینۀ (احتمالاً) چند ده میلیونی تعویض لولهها پرهیز میکنند و یک هزینۀ منطقاً عمرانی لابهلای هزینههای جاری گموگور میشود.
جمعبندی
اگر به اساسنامه به مثابۀ ابزار تنظیم مناسبات مالک و ساکن و مدیران در جهت اداره و نگهداری بهینۀ مجتمع بنگریم، گفتنیها و آرزوهای بسیاری را میتوان فهرست کرد. هدف اما رسیدن به یک الگوی واحد و «استاندارد» و «تکسایز» نیست: چه بسا برای یک مجتمع خاص و معین تنها بعضی از این آمال موضوعیت داشته باشد و همانها را در اساسنامهشان بگنجانند. کمال مطلوب نگارنده این است که سطور فوق توانسته باشد در خواننده و تدوینکنندگان یا مالکانی که در صدد تدوین یک اساسنامۀ منسجم و کارآمد هستند، این زاویۀ دید را القا کرده باشد که یک اساسنامه، مجموعۀ خشک و بیروحی از باید و نبایدها نیست، بلکه محصول اندیشۀ خلاقانه و مثبت به آن چیزی است که ذینفعان میخواهند اتفاق بیفتد و این که ضمانت اجرای اساسنامه، مشارکت حداکثری ذینفعان در تدوین و «چکشکاری» متن است.
1 درخصوص مشکلات گرتهبرداری از اساسنامههای شرکتهای سهامی در مقالۀ دیگری نکاتی آورده شده است.
2 نگاه کنید به قانون تملک، مواد 4.1، 8، 10 مکرر، 12، 13 و 14 و همچنین به آییننامۀ اجرایی مواد 7، 9، 11.ج، 12، 14، 18 (خزانهدار)، 19، 20، 21، 22، 24، 25، 27. قانونگذار در هیچیک از این مواد و در هیچکجای دیگر اختیارات باز و تعریفنشدهای برای مدیران قائل نشده است و هیچ عبارتی از قبیل «مدیران دارای کلیۀ اختیارات لازم برای ادارۀ امور میباشـند» (که در قانون تجارت برای شرکتها وضع شده است) در اینجا دیده نمیشود.
3 اغلب چنین استدلال میشود که «نمیشود که برای هر کاری مجمع تشکیل داد» و اشارهشان به تشریفات نوبتهای سهگانۀ دعوت به مجمع برای رسید به حدنصاب است... اما «تصمیم اکثریت» صرفاً مشروط به برگزاری یک مجمع عمومی نیست: هر تصمیمی که به صراحت در متنی درج و اصالتاً یا وکالتاً به امضا مالکان اکثریت مساحتهای اختصاصی رسیده باشد (و محض محکمکاری به تأیید مدیران یا تعدادی از مالکان امین هم رسانده شده باشد) لازمالاجرا و اتباع است.
4 البته شاید یکی از دلایل این بیتوجهی این باشد معمولاً تدوین اساسنامهها را هیئتمدیرههای وقت مجتمع به عهده میگیرند و یا نامزدهای تصدی مدیریت. از این رو طبیعی است که ناخودآگاه گرایشهای اریبی به موضوع پاسخگویی مدیریت در قبال مجمع داشته باشند.