اطلاعرسانی و گزارشدهی منظم مدیریت به مالک و ساکن کاری است لازم و ضرورت آن بدیهی است. اما در مورد خاص وضعیت مالی صندوق مجتمع، اطلاعرسانی منظم میتواند کمک بزرگی به انگیزش و ترغیب به مشارکت باشد. اگر ساکنان بهروشنی مشاهده کنند که آنچه منظماً به عنوان شارژ از ایشان طلب میشود و میپردازند به چه صورت صرف هزینههای جاری مجتمع میشود و وقتی منظماً اعداد و ارقام مربوط به سرفصلهای حسابها را از کانال اطلاعرسانی مدیریت دریافت کنند، احتمال این که با اطمینان بیشتر و سرموقعتر سهم اعلامشده از طرف مدیریت را به حساب مجتمع واریز کنند بیشتر میشود.
چند کمیت مهم مالی که باید در گزارشهای دورهای آورده شود عبارتند از:
- جمع کل هزینههای جاری
- هزینههای پرسنلی
- هزینههای مصرفی: آب، برق، گاز
- هزینههای نگهداری تجهیزات و تأسیسات
- هزینۀ تعمیرات تجهیزات و تأسیسات
- جمع دریافتها و پرداختها
- موجودی صندوق در آغاز و پایان دوره
- جمع مطالبات (شارژهای ابلاغشده و وصولنشدۀ واحدها) در آغاز و پایان دوره
- ذخائر (به تفکیک) و جمع بدهیهای آغاز و پایان دوره
البته که کاملترین شکل گزارشدهی آن است که ریز کلیۀ اطلاعات، به تفکیک سرفصل و تا سطح سند در دسترس باشد (که مستلزم استفاده از نرمافزار و شبکۀ اینترنت است). اما برای جلب و ترغیب مشارکت ساکنان، رساندن یک گزارش یک صفحهای شامل همین اقلام تکافو میکند. طبعاً انتظار نمیرود که ساکنان همۀ واحدها به محض دریافت این گزارش بنشینند و مشغول تحلیل رخدادهای دورۀ مالی بشوند! نکتۀ مهم این است که ساکنان بدانند، هر وقت اراده کنند میتوانند روند و موارد مصرف وجوهی را که به صندوق مجتمع میپردازند ردگیری کنند.